Privacyverklaring DeltaTax B.V.

1. Introductie

DeltaTax B.V. (hierna: "DeltaTax", "wij", "ons" of "onze") hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via onze website www.deltatax.nl en via het platform DeltaTax op app.deltatax.nl (hierna: "de Dienst"). DeltaTax is een platform waarmee taxateurs met behulp van kunstmatige intelligentie taxatierapporten opstellen, valideren en controleren.

2. Wie zijn wij?

DeltaTax B.V.

KvK-nummer: 42077615

Adres: Roggenplaat 10, 4301 WX Zierikzee

E-mail: business@deltaflowai.nl

Telefoon (support, ook via WhatsApp): +31 6 16 77 20 81

DeltaTax B.V. is onderdeel van DeltaFlow AI B.V. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat dat voor onze organisatie niet wettelijk verplicht is. Voor alle vragen over privacy kunt u terecht bij bovenstaand e-mailadres.

2.1 Onze rol onder de AVG

DeltaTax heeft twee rollen:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die wij voor onszelf verwerken, zoals accountgegevens, facturatie, support, beveiligingslogging en het vastleggen van de aanvaarding van onze algemene voorwaarden. Over deze verwerkingen gaat deze privacyverklaring.
• Verwerker voor persoonsgegevens die taxateurs in de Dienst verwerken, zoals gegevens van eigenaren en huurders in geüploade documenten. Daarvoor is de taxateur (of diens kantoor) de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover staan in de Verwerkersovereenkomst DeltaTax (Bijlage A bij onze Algemene Voorwaarden), die u met het aanvaarden van de Algemene Voorwaarden aangaat.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u:

3.1 Een account aanmaakt en de Dienst gebruikt

• Uw voor- en achternaam
• E-mailadres
• Organisatie of kantoor en functie
• Inloggegevens, zoals eenmalige inlogcodes en sessiegegevens
• Gebruiks- en loggegevens, zoals tijdstippen van inloggen, IP-adres, browsertype, acties binnen de Dienst en foutmeldingen
• Het bewijs dat u onze Algemene Voorwaarden heeft aanvaard

3.2 Credits of een pakket afneemt

• Naam, adres en woonplaats van uw organisatie
• Btw-nummer
• Factuurgegevens en betaalstatus

3.3 Contact met ons opneemt

Wanneer u ons mailt, belt of een bericht stuurt via onze supportlijn, verwerken wij:

• Uw voor- en achternaam
• E-mailadres en eventueel telefoonnummer
• Organisatie of kantoor
• Uw vraag of opmerking en onze reactie daarop

3.4 Gegevens in uw taxatiedossiers

In documenten, foto's en rapporten die u in de Dienst uploadt of opstelt, kunnen persoonsgegevens van anderen staan. Denk aan namen en adressen van eigenaren en huurders, huurbedragen en koopprijzen, gegevens uit akten en huurcontracten en foto's waarop personen herkenbaar zijn. Deze gegevens verwerken wij uitsluitend in uw opdracht, als verwerker, op basis van de Verwerkersovereenkomst DeltaTax. Wij bekijken deze inhoud niet inhoudelijk, behalve als dat nodig is voor support of beveiliging.

3.5 Geen bijzondere persoonsgegevens

De Dienst is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid of religie), strafrechtelijke gegevens of burgerservicenummers. Wij vragen u deze niet te uploaden, tenzij dat strikt noodzakelijk is voor de taxatie en u daarvoor een wettelijke grondslag heeft.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Levering van de Dienst

• Het aanmaken en beheren van uw account
• Het genereren, valideren en controleren van taxatierapporten met behulp van AI
• Het overdragen van gegevens naar software van derden via een koppeling die u zelf inschakelt, zoals de koppeling met Flux
• Het vastleggen dat u onze Algemene Voorwaarden heeft aanvaard

4.2 Facturatie en administratie

• Het factureren van credits en pakketten
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht

4.3 Beveiliging en kwaliteit

• Het beveiligen van de Dienst en het voorkomen van misbruik
• Het opsporen en oplossen van fouten

4.4 Communicatie

• Het versturen van inlogcodes, accountmeldingen en facturen
• Het beantwoorden van uw vragen en het bieden van support
• Het informeren over wijzigingen en nieuwe functies van de Dienst
• Het toesturen van nieuwsbrieven en marketing (alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven)

5. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Voor gegevens in uw taxatiedossiers (paragraaf 3.4) bepaalt u als verwerkingsverantwoordelijke de grondslag. Wij verwerken die gegevens alleen in uw opdracht.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze verwerken:

Na afloop van deze termijnen verwijderen of anonimiseren wij uw gegevens, tenzij een wettelijke plicht ons verplicht ze langer te bewaren.

7. Verstrekking aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden als dat nodig is voor de uitvoering van de Dienst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De actuele lijst van partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (subverwerkers), met hun vestigingsland en verwerkingslocatie, staat in de Subprocessor-lijst op www.deltatax.nl.

7.1 AI-verwerking

Voor het genereren van rapporten maken wij gebruik van AI-leveranciers die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst. Zij mogen uw gegevens niet gebruiken om hun AI-modellen te trainen. Ook wij gebruiken uw gegevens niet voor modeltraining.

Bij webzoekopdrachten voor uw rapport sturen wij alleen locatiegegevens (zoals adres, postcode, buurt en gemeente) en algemene zoektermen mee. Documenten, foto's en namen van eigenaren of huurders worden daarbij niet meegestuurd.

7.2 Hosting en IT-diensten

Wij maken gebruik van externe partijen voor hosting, opslag, authenticatie en e-mail. Deze partijen verwerken uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en functioneren als verwerker in de zin van de AVG.

7.3 Koppelingen met software van derden

Als u een koppeling inschakelt, bijvoorbeeld met Flux, dragen wij op uw instructie gegevens over naar die software. De aanbieder van die software is geen subverwerker van DeltaTax. Voor de verwerking daar gelden de afspraken tussen u en die aanbieder.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en verstrekken ze niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij slaan uw gegevens op binnen de EER, en de AI-verwerking vindt plaats binnen de EER. Sommige ondersteunende dienstverleners, zoals partijen voor hosting van de gebruikersinterface of netwerkbeveiliging, kunnen servers buiten de EER gebruiken. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-US Data Privacy Framework
• De standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie
• Andere passende waarborgen volgens de AVG

Welke partijen dit betreft en welke waarborg geldt, staat in de Subprocessor-lijst op www.deltatax.nl.

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending (TLS 1.2 of hoger)
• Versleuteling van opgeslagen gegevens
• Toegangscontrole per organisatie en op basis van rollen
• Inloggen met een eenmalige code of link per e-mail
• Logging van toegang tot en wijzigingen in belangrijke gegevens
• Regelmatige back-ups binnen de EU
• Tijdig doorvoeren van beveiligingsupdates
• Geheimhoudingsafspraken met iedereen die toegang heeft tot persoonsgegevens

Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u als dat wettelijk vereist is.

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

10.1 Inzagerecht

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

10.2 Recht op correctie

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

10.3 Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid")

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht dat verhindert.

10.4 Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.

10.5 Recht op gegevensoverdracht (dataportabiliteit)

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en over te dragen aan een andere organisatie.

10.6 Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

10.7 Toestemming intrekken

Als wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken.

Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar business@deltaflowai.nl. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u om aanvullende identificatie vragen. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Indien nodig kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten.

Gaat uw verzoek over gegevens in een taxatiedossier waarvoor wij verwerker zijn (paragraaf 3.4)? Dan verwijzen wij u naar de taxateur of het kantoor dat verwerkingsverantwoordelijke is, en helpen wij die partij bij het afhandelen van uw verzoek.

11. Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

Telefoon: 088 - 1805 250

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

DeltaTax gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en de Dienst. Wij gebruiken geen tracking-, analytics- of marketingcookies.

12.1 Welke cookies gebruiken wij?

• Een sessiecookie om u ingelogd te houden in de Dienst
• Een beveiligingscookie om geautomatiseerd misbruik van de Dienst te voorkomen
• Lokale opslag in uw browser voor werk in uitvoering, voorkeuren en instellingen

12.2 Toestemming

Omdat wij alleen strikt noodzakelijke cookies gebruiken, is volgens de Telecommunicatiewet geen toestemming nodig. Als u deze cookies blokkeert, kan het zijn dat de Dienst niet goed werkt.

13. Links naar websites van derden

Onze website en de Dienst kunnen links bevatten naar websites van derden, bijvoorbeeld naar bronnen in een rapport. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van die websites. Wij raden u aan hun privacyverklaringen te lezen.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving, in de Dienst of in de partijen die wij inschakelen. De meest recente versie staat altijd op www.deltatax.nl. Ingrijpende wijzigingen maken wij vooraf bekend via de website, in de Dienst of per e-mail.

15. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:

DeltaTax B.V.

E-mail: business@deltaflowai.nl

Telefoon (support, ook via WhatsApp): +31 6 16 77 20 81

Adres: Roggenplaat 10, 4301 WX Zierikzee

Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).